Kassenschau – Was Hoteliers und Gastronomen wissen sollten

10 April 2019

Leidiges Thema: Kassenschau und Frühstückssplit

Anscheinend benötigen die Finanzämter mal wieder Geld. Gerne schauen die Prüfer dann mal bei kleinen und mittelständischen Hotel- und Gastronomiebetrieben vorbei. Da es, trotz ernsthafter Bemühungen, kaum möglich ist, alle Richtlinien 100%tig zu beachten, sind oft Strafzahlungen, Auflagen und Nachprüfungen die Folge.

Auf einer Fachgruppentagung des DEHOGA Brandenburg gab es ein paar Hinweise zur Kassenschau:

  • Mitarbeiter der entsprechenden Behörden müssen sich ausweisen und kommen in der Regel zu zweit.
  • Sie dürfen die Räumlichkeiten betreten, aber dürfen nichts „durchsuchen“.
  • Die Bedienungsanleitung der Kasse muss griffbereit oder online verfügbar sein.
  • Der Prüfer darf selbst nicht an die Kasse.
  • Der Prüfer wird in der Regel den Bestellvorgang inkl. Stornobon im Detail prüfen.
  • Auch auf Nachfrage dürfen Sie keinen Z-Bon ziehen, sondern nur einen X-Bon. Der Z-Bon wird nur einmal am Tag nach Kassenende gezogen.
  • Die Verfahrensdokumentation wird geprüft. Vorlagen gibts beim DEHOGA.
  • Trinkgelder für Mitarbeiter gelten als Zuwendung des Gastes an den Mitarbeiter und müssen vom Mitarbeiter nicht versteuert werden. Die Auszahlung der Trinkgeldes an Mitarbeiter (z.B. im Rahmen einer Kreditkartenzahlung) muss vom Arbeitgeber dokumentiert werden.
  • Der „Chef“ sollte kein Trinkgeld erhalten. Er muss es bei Erhalt in seiner EKSt. Erklärung angeben und versteuern.
  • Das Kassenbuch ist täglich zu führen.
  • RG, die digital übermittelt werden, sind zu speichern und 10 Jahre aufzubewahren.

Oft erfolgt die Kassenschau zusammen mit einer Betriebsprüfung des Finanzamtes. Auch hier tauchen immer wieder kritische Fragen seitens der Prüfer auf. Sie beziehen sich sehr oft auf das Thema Frühstückssplit. Bitte beachten Sie deshalb:

  • Der Frühstücksanteil sollte angemessen sein und sich an der Qualität des Frühstücksbuffets, des allgemeinen Hotelstandards und der allgemeinen Wareneinsatzquote orientieren.
  • Eine sinnvolle Ermittlung erfolgt durch 2-3 Inventuren pro Jahr.
    • Dabei wird die ausgegebene Ware mengen- und wertmäßig erfasst.
    • Die rückläufige und noch verwendbare Ware wird abgezogen.
    • Der so ermittelte Wareneinsatz wird durch die Anzahl der Gäste geteilt, die am Frühstück teilgenommen und bezahlt haben.
    • Der Nettoumsatz, der für das Frühstück gesplittet wird (z.B. 7 EUR brutto = 5,88 EUR netto) wird mit der Gästeanzahl multipliziert und ins Verhältnis zum Wareneinsatz gesetzt.
    • So erhält man den Wareneinsatz in Prozent für das Frühstück.
  • Die Inventuren und Kalkulationen werden im Bedarfsfall dem Prüfer vorgelegt. Ergänzt werden diese Kalkulationen ggf. noch durch die Lohn-Kalkulation der eingesetzen Mitarbeiter.
    Fruehstueckskalkulation