Verfahrensdokumentation für eine erfolgreiche Betriebsprüfung
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit dem BMF-Schreiben vom 14.
November 2014 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff (GoBD) Vorgaben zur Betriebsprüfung gemacht. In diesem BMFSchreiben
finden sich auch Hinweise zur Verfahrensdokumentation. So heißt es im
BMF-Schreiben (Rn. 151):
Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst
erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden
Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungs-Systems bezieht, muss
für jedes Datenverarbeitungs-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation
vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse
des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich
sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch
bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungs-Verfahrens, der Bücher
und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen
Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung
der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und
Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des
eingesetzten Datenverarbeitungs-Systems.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch
gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung
der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem
eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung
gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen
Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation
und einer Betriebsdokumentation.
Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen
sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der
Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die
eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation
ist bei jeder Änderung zu versionieren und eine nachvollziehbare
Änderungshistorie vorzuhalten.
usw./usw.
Das folgende Merkblatt wurde uns vom DEHOGA Brandenburg zur Verfügung gestellt. Aus dieser Quelle stammt auch der o.g. Textauszug.
merkblatt-verfahrensdokumentation-26-juli-2018
Ganz interessant wird es ab Seite 8, da hier Beispiele für eine Verfahrensdokumentation gezeigt werden.
Nun denkt jeder - was für ein bürokratischer Aufwand/(Mist). Das stimmt. Dennoch bleibt uns keine Wahl als zumindest die Grundlegenden Dinge zu dokumentieren und bereitzuhalten.
