Controlling - das hört sich komplizierter an, als es ist.
Leicht gemacht: Kostenkontrolle, Kalkulationen und Zahlen
Sich mit Zahlen zu beschäftigen, erscheint oft mühselig und schwierig. Dennoch: In der Hotel- und Gastronomiebranche ist es ein absolutes Muss. Denn reine Bauchentscheidungen enden oft auch mit Bauchschmerzen. Mit ein wenig Dreisatz und Prozentrechnung für den einfachen Umgang mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen werden die Konturen gleich viel schärfer. Dabei und auch bei differenzierteren Berechnungen helfen wir Ihnen: Speziell für Ihre Bedürfnisse haben wir diverse Excel und Controlling Vorlagen entwickelt, in die wir Sie einführen.
Was gehört eigentlich dazu? Hier ein paar Kriterien:
Das Budget
Nur wer ein Budget hat, kann schnell und zielgenau auf betriebswirtschaftliche Veränderung reagieren. Warum? Man erkennt Abweichungen und kann sofort handeln.
A) In einem Budget werden die Umsatz- und Kostenstrukturen eines Betriebes als Ziel kalkuliert. Die Zielvorgaben sind für Inhaber, Betreiber und Hotelleitung, aber auch für Mitarbeiter und Hausbank als Rahmen und Orientierung wichtig.
B) Die Umsatzstrukturen ergeben sich aus
- Erfahrungswerten
- bereits bestehenden Buchungen
- Forecast-Werten (Vorausschau)
- Verteilung von Feier- und Brückentagen, Messen, Veranstaltungen
- Preisstruktur
- weiteren Kennzahlen, die sich aus der Hotelsoftware und der Finanzbuchhaltung ablesen lassen
C) Die Kostenstruktur lässt sich anhand der der BWA und dem Wertenachweis ermitteln.
Der Soll-Ist-Vergleich
Nur mit einem Budget ist ein Soll-Ist-Vergleich möglich. Der reine Blick auf die Vergangenheitswerte reicht nicht aus. Auch der „Anspruch“ immer 100% erreichen zu wollen, ist nicht realistisch und somit nicht erfolgsversprechend.
- Anhand der monatlichen BWA und des Wertenachweises wird vom Steuerbüro eine Chefübersicht erstellt, der einen Vergleich der Ist-Zahlen mit den Soll-Zahlen ermöglicht.
Forecast
Der Forecast ist eine Vorausberechnung, unter welchen Voraussetzungen das Umsatz-Budget in Logis und oder Gastronomie erreicht wird. Auf diese Weise wird festgestellt, wie viele Zimmer zu welchem Preis pro Tag für den laufenden Monat verkauft werden müssen, um das Budget zu erreichen. Das „große Monatsziel“ wird also auf ein kleineres, leichter kontrollierbares Ziel heruntergebrochen. Folgende Informationen werden dabei z.B. für den Bereich Logis benötigt:
- Tagesdatum
- Anzahl der Tage im Monat
- Verbleibende Tage
- Umsätze von Monatsbeginn bis dato (MTD = Month to Date)
- Anzahl verkaufter Zimmer MTD
- Durchschnittlich erzielter Zimmerpreis (ARR = Average Room Rate)
- ARR von heute bis zum Monatsende
- Anzahl der bereits eingebuchten Zimmer bis Monatsende
- Voraussichtlicher Zuwachs an verkauften Zimmern von heute bis Monatsende (Erfahrungswerte der letzten Wochen, Saisonzeiten, Feiertage etc.)
- Ggf. sich verändernde ARR auf Grund von Wechseln in der Preisstruktur.
Housekeeping Effizient
Klarheit fürs Housekeeping? Ja, das geht. Die Personaleinteilung ist hier ebenso gut kalkulierbar wie andere Bereiche eines Hotels. Richtig gemacht, freuen sich die Mitarbeiter über eine gerechte Arbeitsverteilung und eindeutige Zielvorgaben – und die Chefs über eine effektive Arbeitsleistung.
A) Die Einteilung der Mitarbeiter erfolgt z.B. für eine Woche.
B) Folgende Informationen werden benötigt:
- Tägliche zu erwartende Abreisen
- Täglich zu erwartende Bleiber-Zimmer
- Durchschnittliche Zeit, die für die Reinigung einer Abreise benötigt wird. In der Ferienhotellerie sind ca. 30 Minuten ein guter Mittelwert, in der Stadthotellerie liegt er bei ca. 20 Minuten.
- Durchschnittliche Zeit, die für die Reinigung eines Bleiber-Zimmers benötigt wird. In der Ferienhotellerie sind ca.15 Minuten ein guter Mittelwert, in der Stadthotellerie liegt er bei ca. 10 Minuten.
- Zeit für Sonderaufgaben (Reinigung der öffentlichen Bereiche, WC-Anlagen, Wellness oder Restaurant etc.)
- Anzahl der Arbeitsstunden ohne Pausen pro Mitarbeiter
C) Aus diesen Werten lässt sich die an den jeweiligen Tagen benötigte Anzahl der Mitarbeiter ableiten.
