Controlling-Tipps für mehr Ertrag in der Gastronomie

Thema Liquidität – Vermeiden Sie es, Rechnungen zuzusenden

Für viele Gastronomen und Hoteliers gibt es sowohl im 2. als auch im 4. Quartal viel Umsatz mit Familienfeiern (Konfirmationen, Kommunionen, Familienfeste, Weihnachtsfeiern etc.). Häufig enden die Feiern mit dem Satz des Gastes: „… bitte schicken Sie uns die Rechnung zu“. Oft genug wird dem Wunsch nachgegeben. Dabei gibt es hierfür keinerlei Gründe. Der Gast hat im Vorfeld z.B. ein Menü bestellt. Es wurde geklärt, welche Getränke z.B. auf die Gesamtrechnung gehen. Nach Abschluss der Feier kann demzufolge sofort eine Rechnung gezogen werden, die der Auftraggeber mit EC-Karte unmittelbar bezahlen kann - Vorausgesetzt, dass die Konditionen vorher (wenn möglich schriftlich) festgehalten und Speisen und Getränke unmittelbar gebucht wurden.

Bis zur Bezahlung vergehen oft Wochen. Häufig bleibt der Vorgang noch im Betrieb liegen, dann beim Kunden. Der hat im Nachgang noch an der Rechnung etwas auszusetzen, was den Zahlungsvorgang zusätzlich verlängert.

Sichern Sie Ihre Liquidität, indem Sie für eine Bezahlung der Rechnung vor Verlassen des Restaurants sorgen. Wir sind Hoteliers und Gastronomen, aber keine Bank.

Tipps und Tricks zum Thema Kalkulation mit Excel

Der Bereich Speisen

Immer wieder stellt die profitable Preiskalkulation von Speis und Trank eine größere Herausforderung für die Gastronomie dar. Häufig werden dabei veraltete Kalkulationsverfahren verwendet, die nicht zum gewünschten Erfolg führen. Denn der Preis eines Gerichtes setzt sich, neben den Kosten für die Waren, aus weiteren Komponenten zusammen. Darunter zählen Gemeinkosten, Personalkosten, der Gewinn und die Mehrwertsteuer. Nachfolgend finden Sie 5 Tipps für eine erfolgreiche Kalkulation von Speisen und Getränken in der Gastronomie:

  1. Zahlungsbereitschaft der Gäste: Die Festlegung einer Zielgruppe ist ausschlaggebend für die Höhe der Preise in Ihrem Restaurant. Denn letztendlich bestimmt der Gast, wie viel Geld er für ein Gericht bei Ihnen ausgeben möchte.
  2. Aussagekräftige Speisekarten: Je ansprechender Ihre Gerichte beschrieben sind, desto hochwertiger erscheinen sie und desto eher ist Ihr Gast bereit für teure Gerichte zu bezahlen.
  3. Feste Rezepte: Eine genaue Rezeptur gibt Ihnen Auskunft über die Menge und die Kosten der Produkte. Dadurch ergibt sich der Wareneinsatz in EUR. Außerdem tragen fixe Rezepte erheblich zur Sicherung des Qualitätsanspruchs bei und ermöglichen Ihnen eine gewisse Unabhängigkeit vom Koch.
  4. Verkaufspreis: Ermitteln Sie den Preis, den Sie als Gast für ein Getränk oder eine Mahlzeit in Ihrem Lokal bezahlen würden. Dabei handelt es sich um den Netto-Preis ohne MwSt..
  5. Gewinn: Für die gewinnorientierte Erwirtschaftung sollte der Deckungsbeitrag zumindest Ihre fixen Kosten abdecken. Um dies zu erreichen, muss das Verhältnis zwischen dem Nettoumsatz und dem Wareneinsatz mindestens bei 28% und 32% liegen (Getränke: ca. 25%). Stimmt das Verhältnis nicht, sollten Sie die Einkaufsmenge oder den Preis anpassen.

Wie rentabel ist ihr Restaurant?

In anderen Bereichen ist die Kalkulation mit Excel-Tabellen ebenfalls empfehlenswert. So kann die Profitabilität eines Restaurants und auch die einer einzelnen Servicezeit kalkuliert werden. Was benötigen Sie dazu?

  1. Den Zeitraum, z.B. eine Schicht abends im Restaurant von 18 – 22 Uhr
  2. Die in dieser Zeit anfallenden effektiven Personalkosten für die jeweiligen Mitarbeiter (Küche, Service, Spüle)
  3. Den Wareneinsatz (prozentual zum Umsatz)
  4. Die sonstigen Betriebskosten (Tischwäsche, Dekoration, Verbrauchsmaterial)
  5. Den zu erwartenden Umsatz (Gäste x Umsatz/pro Gast)

Excel Kalkulation zum Profit im Restaurant: excel-kalkulation-gewinn-in-einer-schicht-im-restaurant

Kalkulation der Personalkosten

Bei der Kalkulation der Personalkosten müssen zunächst die tatsächlichen Arbeitstage ermittelt werden. Dazu muss man von den 365 möglichen Arbeitstagen im Jahr folgende Werte ermitteln und abziehen:

  • freie Tage pro Monat
  • Urlaub
  • gesetzlichen Feiertage
  • durchschnittliche Krankheitstage, Fehltage durch Schulungen etc.

Der Bruttolohn zzgl. Arbeitsgeber-Anteile wird danach durch die verbleibenden Tage geteilt. Aus diesem Wert lassen sich dann die effektiven Personalkosten pro Tag/Stunde/Minute ermitteln. Diese Informationen lassen sich auch für die Kostenkalkulation in anderen Bereichen hervorragend einsetzen wie zum Beispiel im Bereich Housekeeping, wenn es um die Einteilung der Zimmerfrauen geht oder im Veranstaltungs- oder im Cateringbereich. Oft sind die Personalkosten neben dem Kapitaldienst der größte Kostenfaktor. Hinschauen lohnt sich also hier besonders.

Die Auswirkung zu hoher Kosten

Die Hausbank kennt sich zwar in der Hotellerie nur bedingt aus, aber die branchenüblichen Kennzahlen für die Wareneinsatzkostenquote und die Personalkostenquote ist ihnen meistens bekannt. Weicht ein Betrieb längere Zeit und in einem erheblichen Maß davon ab, verringert dies in der Regel auch die Liquidität. Die Bank sieht die Rückführung des Kapitaldienstes als gefährdet an. Dies hat negative Auswirkungen auf das Rating und somit die Kreditkonditionen.

Verschiedene Musterkalkulationen im Excel-Format finden Sie im Kunden-Login Bereich der Firma Burckschat Hotel- & Gastronomieberatung. Anmeldung bitte per Newsletter oder unter Burckschat Hotel- & Gastronomieberatung oder Telefon 030-622 05 822.

Preiskalkulation in der Gastronomie – bitte keine Bauchentscheidungen

Auf Bauchentscheidungen folgen meistens auch Bauchschmerzen. Das gilt in jedem Fall für die Kalkulation von Preisen im Bereich Speisen und Getränke. Bei turnusmäßigen Überprüfungen der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen vor Ort stellen wir immer wieder fest, dass falsch oder gar nicht kalkuliert wird. Die Folgen sind zu hohe Wareneinsatzkosten und somit zu geringe Erträge in der Gastronomie. Daher sind moderne, praxisgerechte Kalkulationsformen notwendig. Verschiedene Kennzahlen werden damit errechnet:

  • Wareneinsatzkosten in EUR
  • Wareneinsatzkosten im Verhältnis zum Speisenumsatz
  • Deckungsbeitrag in EUR

Die Ermittlung von marktgerechten Verkaufspreisen ist damit unkompliziert möglich.

Die vor vielen Jahren und in den Hotel- und Berufsfachschulen vermittelte Aufschlagsrechnung ist veraltet und führt zu keinen brauchbaren Ergebnissen.

Möglichkeiten der Preisgestaltung

Die mittels dieses Schema ermittelten Preismöglichkeiten sind natürlich immer abhängig von der Ausgabebereitschaft der Gäste. Werden die notwendigen Preise vom Gast nicht akzeptiert, so gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  1. Die Rezeptur muss geändert werden. Meistens sind die Portionsgrößen nach unten zu korrigieren.
  2. Ggf. muss eine andere Qualität eingekauft werden.
  3. Die Anrichteform und Beschreibung müssen geändert werden, um ansprechender zu wirken.
  4. Wenn diese Schritte nicht helfen, ist das Produkt von der Karte zu nehmen.

Preiskalkulationen in der Gastronomie müssen nach neuesten Erkenntnissen erfolgen, um zu einer vernünftigen und wirtschaftlichen Preisfindung zu kommen. Ein entsprechendes Controlling ist daher notwendig.

Auf Preisdumping reagieren

Die Möglichkeiten, auf dieses „Preisdumping“ zu reagieren, sind begrenzt. Der Hotelier kann sich gegen die Weitergaben von Kontingenten wehren (im Vertrag). Er kann die Reiseveranstalter quasi abmahnen, wenn sie sich nicht an die marktüblichen Aufschläge richten oder die Kontingente reduzieren. Welche Maßnahme(n) geeignet ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden.

Das Einhalten einer Ratenparität sowie die Gleichbehandlung der Veranstalter in Sachen

  • Mindestaufenthalte
  • Release
  • Sperrzeiten

ist eine Grundbedingung, um den Überblick zu behalten und Diskussionen aus dem Weg zu gehen. Wir empfehlen immer das persönliche Gespräch mit dem Veranstalter zu suchen.

Umsatzsteigerung erreichen. Erträge steigern.

10 Tipps für mehr Umsatz im Hotel

Wichtig für den Erfolg ist das optimale Verhältnis zwischen Auslastung und Durchschnittsrate, auch Yieldmanagement (Yield = Ertrag oder Ernte) genannt. Hier finden Sie ein paar Tipps, wie Sie Umsatzsteigerungen erreichen:

  1. Investieren Sie täglich eine halbe Stunde Zeit, um die Angebots- und Nachfragesituation zu beurteilen und die Raten und Konditionen in allen Vertriebskanälen zu optimieren.
  2. Seien Sie mutig und heben Sie die Preise in Zeiten starker Nachfrage an.
  3. Sorgen Sie dafür, dass in der Ferienhotellerie der Samstag nicht zu schnell ausgebucht ist. Ansonsten werden durchgehende Buchungen blockiert.
  4. Sperren Sie ggf. den Samstag als Anreisetag.
  5. Kontrollieren Sie bestehende Buchungen bereits ab Donnerstag. Sind alle Buchungen vollständig und richtig erfasst? Wie viele davon sind  „18 Uhr“-Buchungen? Sind alle Buchungen korrekt eingegeben?
  6. Sind viele „18 Uhr“-Buchungen dabei, lohnt sich das Risiko einer kontrollierten Überbuchung. Leider kommt es immer wieder zu „No Shows“ oder kurzfristigen Stornierungen und aus einer hundertprozentigen Auslastung bleiben nur 90-95% übrig. Umsatz- und Ertragsverluste sind die Folge.
  7. Verkaufen Sie wenn nötig auch Doppelzimmer als Einzelzimmer.
  8. Ermitteln Sie anhand eines Forecast, wie viele Zimmer pro Tag verkauft werden müssen, um das Budget zu erreichen.
  9. Setzen Sie sich und Ihren Mitarbeitern überschaubare Ziele.
  10. Machen Sie aus Ihren Mitarbeitern aktive Verkäufer.

Yieldmanagement in der Hotellerie

Wichtig: Holen Sie die Mitarbeiter mit ins Boot und sorgen Sie so dafür, dass aus Mitarbeitern aktive Verkäufer werden. Wir zeigen Ihnen gerne, wie ein praxisgerechtes Yieldmanagement eingeführt wird. Sie werden überrascht sein, wie leicht es ist, Umsatzsteigerungen zu erreichen. Der Umsatz ist die entscheidende Größe und somit der größte Hebel, um auch Erträge steigern zu können. Stimmen zur Zusammenarbeit und zum Thema Yieldmanagement finden Sie unter dem Punkt Referenzen.

Praktischer Aufbau des Yieldmanagement

Der Aufbau eines Yieldmanagement Systems ist einfacher als gedacht. Zunächst müssen Sie sich über eine untere und obere Preisgrenze für Ihre Zimmerkategorien verständigen. Kennzeichnen Sie Preise mit Buchstaben, Zahlen oder Farben (z.B. D, C, B, A, AX Preise). Der D-Preis stellt den geringsten Preis, quasi den Hot-Deal dar, der AX Preis ist der absolut oberste Preis.

Nehmen Sie sich einen großen Jahreswandkalender. Auf diesen tragen Sie für jeden Tag einen Buchstaben ein. Ein D für die Zeiten, in denen wir dem Gast einen sehr guten Preis anbieten müssen, ein C für die sogenannte Nebensaison, ein B für Tage, an denen wir eine gute Auslastung (bis ca. 60%) erwarten. Die A-Zeit markiert Tage mit einer hohen Nachfrage (Hochsaison, Brückentage in der Ferienhotellerie, Messezeiten in der Stadthotellerie etc.). Der AX Preis kommt bei außergewöhnlichen Anlässen zur Anwendung, z.B. bei Großveranstaltungen, Silvester und besonders stark nachgefragten Zeiten.

Somit ist das Grundgerüst für das Yieldmanagement fertig. Die Raten werden entsprechend in die Systeme geladen. Nun kommt das Wichtigste: Regelmäßig wird anhand der Auslastung und Nachfrage das Ratensystem überprüft und angepasst. Ist die Nachfrage stärker als ursprünglich erwartet, wird z.B. von B auf A gegangen, umgekehrt kann das natürlich auch passieren.  Auf dem Wandkalender werden die Buchstaben entsprechend durchgestrichen und überschrieben. Das hat den Vorteil, dass Sie im kommenden Jahr erkennen, wann höhere Preise als geplant durchgesetzt werden konnten und wann nicht. In einem kleinen Tageskalender können Sie Besonderheiten festhalten (Wetter, Stornos, besondere Buchungen etc.).

Unsere Erfahrung und unsere Kunden bestätigen, dass Umsatzsteigerungen und somit Ertragssteigerungen in Hotels und Gastronomiebetrieben bereits nach 9 bis 12 Monaten möglich sind.

Gutes Hilfsmittel. Unser Jahreskalender

Der nachfolgende Kalender kann genutzt werden, um eine A-B-C Struktur einfach und übersichtlich am Front-Office und / oder der Reservierung zu präsentieren. Hier findet man auch nützliche Hinweise auf wichtige Termine und kleine Erinnerungshilfen, u. a für das Marketing.

Jahreskalender 2019 mit Hinweise auf Termine

Gerade aus der Druckerei gekommen. Der Jahreskalender 2019 für unsere Kunden

Gerade aus der Druckerei gekommen. Der Jahreskalender 2019 für unsere Kunden

Doppelzimmer als Einzelzimmer verkaufen

Wenn die Ferienzeit zu Ende ist und die Brückentage vorbei sind, sind wieder zahlreiche Geschäftsreisende unterwegs. Die Preise und Konditionen für Einzelzimmer sollten nun täglich in allen Vertriebskanälen geprüft werden. Wenn keine Einzelzimmer mehr zur Verfügung stehen, werden (bei entsprechender Verfügbarkeit) auch Doppelzimmer als Einzelzimmer verkauft. Idealerweise wird der Gast beim Check In auf das kostenlose Upgrade hingewiesen. Eine gute Bewertung gibt´s nach einem Upgrade dafür oft gratis. Die Kosten, die durch die Belegung entstehen, sind in fast allen Zimmertypen gleich. Welche Kosten fallen an? Wäschekosten, Reinigungskosten inkl. Reinigungsmittel, Wareneinsatz für das Frühstück, Energiekosten, ggf. Provisionskosten und Kosten für Gästeartikel. Je nach Hotelklassifizierung werden die Kosten im Einzelzimmer zwischen 15 und 22 Euro liegen. Jeder darüber liegende Verkaufspreis ist ein Deckungsbeitrag für die Fixkosten. Diese stellen den Großteil der Kosten im Hotel dar. Mehr zum Thema Controlling und Kalkulationen finden Sie hier.

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, die zweite Bettgarnitur zu entfernen. Das sieht aber nicht so schön aus und macht auch Arbeit. Das teuerste Zimmer ist das leer stehende Zimmer. Anders als in anderen Branchen ist das Hotelzimmer ein sehr vergängliches Produkt. Sind sie nicht bis Mitternacht verkauft, ist der Umsatz unwiederbringlich verloren.

Tipps für die Budgetplanung – für Hotels und Gastronomiebetriebe

Wer investiert, gewinnt

Wenn wir auf die Geschäftsverläufe unserer Kunden schauen, zeigen sich die Umsatzentwicklungen mehr als erfreulich. Beschwingt durch einen hervorragenden Sommer und eine Angebots- und Preisstruktur, die schönerweise immer noch weiter verbessert werden konnte, wurden die Ergebnisse in der Logisabteilung nach oben geschraubt. Ganz von allein kommt aber natürlich nichts! Ausgezahlt haben sich vor allem die Investitionen im Bereich der Zimmer und Bäder, die wir in vielen Hotels in den letzten Jahren angestoßen haben. Im Jahr 2018 wurden in sechs Betrieben Zimmer renoviert – ermöglicht durch die sehr guten Betriebsergebnisse der vergangenen Jahre und die damit einhergehende verbesserte Liquidität. Die Hausbanken waren vor dem Hintergrund bereit, die Investitionen mitzutragen. Ein schöner Erfolg für die Hotels, aber auch für uns!

Budgetplanung leicht gemacht

Beginnen Sie mit der Planung für Ihr Budget spätestens im November. Vermeiden Sie reine Bauchentscheidungen, sie führen oft zu Bauchschmerzen. Wir helfen Ihnen. Es reicht nicht aus, Umsatzzahlen und Kosten mit dem Vorjahr zu vergleichen. Denken Sie nur an die Erhöhung des Mindestlohns, der neuen Verordnungen bzgl. der Parkplatz- und Saunanutzung etc.

Die wichtigsten Faktoren der Budgetplanung

  1. Vorbuchungsstand
  2. Erfahrungswerte der Vergangenheit
  3. Feiertagsverteilung
  4. Messen / Events
  5. Umsatzsplit
  6. Mitbewerbersituation
  7. Investitionsplanung
  8. Personalsituation
  9. Kostenentwicklung
  10. Hotelmarketing
  11. Neue Gesetze

In Sachen Budgetierung für Hotels und die Gastronomie setzen wir auf eine Kostenstellenrechnung. Der Grund: Es wertet den gesamten Betrieb anschaulich aus, zeigt die Erträge der einzelnen Abteilungen auf und stellt diese leicht nachvollziehbar dar. Zudem werden die Ergebnisse nicht nur als absolute Zahl, sondern auch in Relation zu den jeweiligen Umsätzen abgebildet. Für Sie ein gleich dreifacher Vorteil:

  • Erstens: Die erreichten Ergebnisse lassen sich konsequent und übersichtlich vergleichen.
  • Zweitens: Die Effizienz der einzelnen Abteilungen wird messbar.
  • Drittens: Betriebe unterschiedlicher Größe und Klassifizierung können miteinander verglichen werden.

Budget 2016 mit Musterzahlen SKR

Tipps für Hoteliers und Gastronomen zum Marketing, Kalkulationen und Personal

Mehr Tipps für Hoteliers gibt´s auch auf unserer Facebook Seite.

  1. Auswertung der Betriebsergebnisse 2018: Welche Betriebsergebnisse wurden im Vergleich zum Budget erreicht? Ermitteln Sie die Gründe für Abweichungen und werten Sie diese gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern aus. Informieren Sie Ihre Hausbank.
  2. Budgetierung und Controlling: Bis dato haben wir für das Jahr 2019 schon 16 Budgets erstellt und die Betriebsergebnisse aus dem Jahr 2018 ausgewertet. Ja, diese Arbeiten kosten Geld, sind zeitaufwendig (ca. 2 Tage), aber anschließend sind die Ziele für das Jahr 2019 klar und transparent. Und: Es verging noch kein Termin, an dem wir nicht wesentlich Elemente zur Umsatzsteigerung oder zur Kostensenkung implementieren konnten.
  3. Personalmangel vorbeugen: Immer wieder kommt bei unseren Gesprächen in den Hotels das Thema Personalmangel auf. Es stimmt: Mitarbeiter sind nur noch sehr selten zu finden. Daher müssen Mitarbeiter, mit denen Sie zufrieden sind, gehalten werden. Dazu gehört das Loben! Danken Sie ihnen für die Leistungen und das Engagement der vergangenen Monate. Sie werden sich wundern, wieviel Schwung das für die kommenden Monate bringt. Oder gönnen Sie sich und den Abteilungsleitern ggf. eine Schulung zum Thema Mitarbeiterführung.
  4. Marketingmaßnahmen überprüfen: Speziell für die ggf. umsatzschwachen Zeiten von März und April müssen frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden.
  5. Angebots- und Preisstrategie: Bereits jetzt fangen die Reiseveranstalter an, die Einkaufspreise für das Jahr 2020 abzufragen. Seien Sie vorbereitet. Der größte Hebel für bessere Betriebsergebnisse in der Hotellerie und Gastronomie bleiben die Preise. Passen Sie Ihr Yieldmanagement entsprechend an.

Sie können oder wollen sich nicht um alles selber kümmern oder benötigen Unterstützung? Dann schauen Sie sich doch einmal unsere Beratungspauschalen an oder rufen Sie uns an.
Tel. 030 622 05 822 oder E-Mail an info@burckschat-hotelberatung.de. Wir beraten seit über 14 Jahren Hotels und Gastronomiebetriebe deutschlandweit. Stimmen zur Zusammenarbeit finden Sie unter Referenzen.

Welchen Preis bekommt der Reiseveranstalter

Große Reiseveranstalter wie TUI, ITS, DERtour, Schauinsland etc. sind quasi ganzjähring (speziell aber im 1. und 2. Quartal)  auf Einkaufstour. Es geht um die Konditionen für die kommende Saison 2019/20. Welcher Reiseveranstalter für welches Hotel geeignet ist und welche Konditionen eine Win-Win Situation schaffen, kann nur individuell geklärt werden. Der Hotelier sollte an einer langfristigen und fairen Zusammenarbeit interessiert sein. Nur dann führt diese zum Erfolg. Mehr dazu finden Sie auf der Startseite unter „Tipps“ und unter dem Punkt Hotelmarketing - Preisgestaltung in der Gastronomie. Die richtige Kalkulation von Preisen in der Gastronomie und Hotellerie ist entscheidend für den Erfolg.

In letzter Zeit stellen wir fest, dass die von den Reiseveranstaltern veröffentlichten Preisen teilweise von unseren „Hauspreisen“ abweichen. Normalerweise geben wir dem Reiseveranstalter einen Preisnachlass von ca. 25% auf die Tagespreise, die im Direktverkauf an unsere Hotelgäste weitergegeben werden. Somit dürften die Preise, die der Interessent z.B. bei TUI für unser Hotel angeboten bekommt, nicht wesentlich unter unseren offiziellen Tagespreisen liegen.

Dass dies teilweise trotzdem der Fall ist, liegt an den geringeren Margen, die der Reiseveranstalter für sich einkalkuliert. Außerdem entscheidet der Preis im Buchungstool der Reiseveranstalter (Bistro), welcher Anbieter ganz oben steht. Dieser wird in der Regel dann vom Reisebüromitarbeiter ausgesucht. Die Reiseveranstalter geben Ihre Kontingente an weitere Vermittler weiter, um sicherzustellen, dass ihre Kontingente auch verkauft werden. Umsatz zählt hier oft mehr als Rendite.